7 Wege, wie die Automatisierung Organisationen hilft, ihre Mitarbeiter und Systeme sicher zu halten

Angesichts der beispiellosen globalen Pandemie stehen viele Organisationen nun vor den harten Realitäten, die Lichter am Brennen und den Betrieb unter extrem herausfordernden Umständen aufrechtzuerhalten. Viele ermöglichen ihren Mitarbeitern, remote zu arbeiten, um ihnen zu helfen, sicher zu bleiben, aber dies beinhaltet die Gewährung des Zugriffs auf Unternehmenssysteme und -daten über Heimnetzwerke, was inhärent riskant ist.

Automatisierung kann Unternehmen helfen, Produktivitäts- und Sicherheitslücken zu schließen, wenn sie mit einer reduzierten Belegschaft tätig sind und/oder wenn eine große Anzahl von Mitarbeitern von zu Hause aus arbeitet.

Hier sind acht Möglichkeiten, wie die Automatisierung Organisationen dabei unterstützen kann, gerade in dieser Zeit der Fernarbeit erfolgreich und sicher die Produktivität und Sicherheit aufrechtzuerhalten:

1. Implementieren Sie ein Cloud-basiertes System, das es Lieferanten ermöglicht, AP-Rechnungen als E-Mail-Anhänge zu senden. Es ist wichtig zu beachten, dass dieser Dienst in Phasen eingeführt werden kann (d. h. Rechnungen für eine Geschäftseinheit nach der anderen oder Rechnungen von bestimmten Lieferanten).
2. Stellen Sie ein Mittel zur Automatisierung der Extraktion von Daten aus Rechnungen und zum Abgleich dieser Daten mit den Lieferantenstammdaten und Bestellinformationen bereit, die sich in den ERP- und Finanzsystemen befinden. Das Identifizieren von Schlüsselinformationen aus Rechnungen (auch für den Abgleich) ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Dies ist eine Anwendung, bei der die Automatisierung eine lange Erfolgsgeschichte hat und erneut in Phasen bereitgestellt werden kann.
3. Implementieren Sie Drei-Wege-Abgleich. Wenn Kollegen im Feld schwach sind, ist es vorteilhaft, Systeme zu implementieren, die automatisch die notwendigen Kontrollen und Abwägungen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Rechnungen mit dem Lieferantenstammdatendatei und den Bestellungen übereinstimmen und dass die Waren oder Dienstleistungen vom Unternehmen angenommen wurden.
4. Stellen Sie ein System zur Zuweisung des anwendbaren Kostenzentrums für Auftragspositionen bereit. Dies sollte von einer Webschnittstelle aus zugänglich sein und keinen unnötigen Zugriff auf das vollständige ERP- oder AP-System erfordern.
5. Implementieren Sie Roboter oder digitale Assistenten, um nur die notwendigen Datenelemente zu extrahieren, um eine Aufgabe abzuschließen oder Aktualisierungen in der Linie von Geschäftssystemen durchzuführen, ohne dass entfernte Benutzer Zugriff auf diese Anwendungen benötigen. Dies ist eine klassische Gelegenheit, “klein anzufangen und zu wachsen”. Intelligente Automatisierung und RPA können einzeln pro Roboter implementiert werden, um kleine Aufgabenserien zu automatisieren und diese dann zu erweitern, wenn der Umfang des Automatisierungsprojekts erweitert wird.
6. Implementieren Sie eine intelligente Automatisierung, um eingehende E-Mails zu überprüfen, sie im CRM oder in Workflow-Systemen zu kategorisieren und zu kennzeichnen, damit entfernte Benutzer diese effizient bearbeiten können. Dies ist ein bewährter Ansatz zur Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter bei dieser Tätigkeit um das 3- bis 5-fache.
7. Verfolgen Sie einen “agilen” Ansatz für intelligente Automatisierungs-/RPA-Projekte. Software-Roboter können schnell entwickelt werden, um spezifische Prozessengpässe zu beheben. Die serverbasierte Entwicklung und Bereitstellung von RPA-Robots beschleunigt nicht nur die Entwicklung, sondern auch die Implementierung und Verwaltung der Lösung.