Obwohl Robotic Process Automation (RPA) die Grundlage für viele digitale Transformationsbemühungen bildet, ist es sehr üblich, dass Organisationen ihre Software-Roboter auf ungeordnete Weise implementieren. Sogar die Bereitstellung eines einzigen Roboters als Proof of Concept oder Testfall. Zum Beispiel implementiert die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens einen Roboter zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, während die operative Abteilung einen anderen zur Beschleunigung von Frachtanfragen implementiert, ohne dass eine Koordinierung zwischen den Abteilungen stattfindet. Dieser dezentrale Ansatz birgt ein Risiko, das später zu Problemen führt.
Die Automatisierung von Abläufen erfordert oft die Interaktion von Robotern untereinander sowie den Zugriff auf oder die Verbreitung von Daten, und diese Roboter sind in der Regel auf zugehörige Systeme und Richtlinien angewiesen. Aber was passiert, wenn sich Richtlinien ändern oder ein System ausfällt?
Einfach gesagt, Ihre Roboter hören auf zu funktionieren und die Prozesse werden angehalten.
Dies kann in vielen Situationen geschehen. Altsysteme und Websites entwickeln sich weiter, Anwendungen werden aktualisiert, Passwörter laufen ab, Menschen ändern Tabellenkalkulationen und Sicherheitspatches werden aufgespielt.
Wenn es keine Art von Standard oder Methode gibt, um diese digitale Arbeitskraft zu verwalten und zu pflegen, werden die Roboter nicht wissen, was sie tun sollen, wenn sich etwas ändert, und sie werden außer Kontrolle geraten.
Vermeiden Sie Chaos, indem Sie ein robustes Governance-Programm implementieren. Wenn das Geschäft wächst, wird Governance immer wichtiger. Das Fehlen von Governance ist laut EY einer der häufigsten Gründe dafür, dass frühe RPA-Projekte scheitern. Ohne ein starkes Governance-Programm und die richtigen Tools für das Management des Roboterlebenszyklus sind Automatisierungsinitiativen gefährdet. Roboter benötigen Anleitung, Verwaltung und Wartung, damit sie ordnungsgemäß funktionieren und maximalen Wert liefern.
Ein robustes Governance-Programm sollte drei wesentliche Komponenten umfassen: einen Referenzrahmen, ein Center of Excellence und Werkzeuge für die Analyse und das Lebenszyklusmanagement von Robotern zur Unterstützung Ihres Automatisierungsprogramms. Lassen Sie uns jeden einzelnen Punkt genauer untersuchen:
1. Das Gelände für die Regierungsführung vorbereiten
Um die Vorteile von RPA zu maximieren, sollten Chief Operating Officers (COOs) und Chief Information Officers (CIOs) zusammenarbeiten, um ein optimales Betriebs- und Bereitstellungsmodell für Software-Roboter zu etablieren. Bei der Gestaltung und Implementierung eines Referenzrahmens sollte dieses Team bestimmen, wie die digitale Belegschaft mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten wird. Dies ähnelt einer Compliance-Richtlinie, die Mitarbeiter normalerweise unterschreiben, wenn sie anfangen, für ein Unternehmen zu arbeiten.
Ein wirksamer Rahmen erfordert:
Ein Ratschlag für Unternehmensrobotik: Dieses Team leitet das Programm, definiert dessen Umfang und legt die Ziele für die Verfolgung von Effizienz und Ausführungsergebnissen fest.
Ein Lenkungsausschuss für Geschäftsbereiche: Diese Gruppe ist dafür verantwortlich, RPA-Projekte in allen Abteilungen und Geschäftsbereichen zu priorisieren.
Ein technischer RPA-Rat oder ein Center of Excellence: Dieses Team entwirft die Standards, formuliert die Arbeitsprinzipien und -richtlinien und sammelt die besten Praktiken.
2. Ein Exzellenzzentrum einrichten:
Das Exzellenzzentrum (CoE) besteht aus den Spezialisten und den für die Leitung aller Automatisierungsangelegenheiten zuständigen Personen, einschließlich der Verwaltung und Pflege von Standards und Anbietern, der Erstellung von Best Practices sowie Schulung und Einführung. Es sollte IT-Experten und Experten aus jedem Geschäftsbereich umfassen. Mit dieser Wissenssammlung ist das Team besser gerüstet, um nicht nur Entscheidungen über die besten zu implementierenden RPA-Tools zu treffen, sondern auch darüber, welche Prozesse sich am besten für die Automatisierung eignen.
Es gibt drei grundlegende Modelle von Exzellenzzentren, und jedes von ihnen unterscheidet sich darin, wie die Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen geteilt werden.
Zentrales Betriebsmodell: Ein einziges Team ist für die Ausführung und Steuerung aller Aspekte des Programms verantwortlich.
Dezentrales Betriebsmodell: Die Verantwortlichkeiten für die Ausführung des Automatisierungsprogramms sind auf die verschiedenen Geschäftsbereiche der Organisation verteilt.
Hybrides Betriebsmodell: Einige Aspekte des Automatisierungsprogramms liegen in der Verantwortung eines einzigen zentralisierten Teams, während andere auf die Geschäftsbereiche verteilt sind.
Wählen Sie das Modell, das am besten zu Ihrer aktuellen Situation passt, und passen Sie es nach Bedarf an.
3. Investieren Sie in das Management und die Analyse des Roboterlebenszyklus
Es ist einfach, die Steuerbarkeit zu erreichen, wenn RPA-Tools Management- und Überwachungsfunktionen wie Versionskontrolle beinhalten. Anspruchsvollere Funktionen, wie z. B. die Verwaltung des Lebenszyklus von Robotern, helfen Ihren Teams bei der Verwaltung von RPA-Implementierungen von Hunderten bis Tausenden von Robotern oder Prozessen. Diese Werkzeuge helfen Ihren Benutzern, Änderungen zu verfolgen, Dateien zu vergleichen und vorgenommene Änderungen zu analysieren. Außerdem erleichtert es die Speicherung von Backup-Dateien, sodass Sie, wenn Sie zu einer früheren funktionierenden Version zurückkehren müssen, dies einfach und schnell ist.
Da die Automatisierung zunimmt, wird ein robustes Versionsverwaltungs- und Steuerungsprogramm immer wichtiger. Wenn ein Roboter ausfällt und Sie über kein System für das Management oder die digitale Analyse der Arbeitskräfte verfügen, ist es fast unmöglich, nachzuvollziehen, welcher der Hunderte oder Tausende von Robotern ein Problem verursacht, oder wo sich einer mit einem anderen gekreuzt hat und einen Prozess auf seinem Weg aufgehalten hat.
Durch die Stärkung eines Exzellenzzentrums zusammen mit anderen Werkzeugen wie dem Robotik-Lebenszyklusmanagement werden Sie einen stärker auf Ihr Unternehmen ausgerichteten RPA-Ansatz verfolgen, der weit über die reine Automatisierung von Aufgaben hinausgeht.
Ein solides Governance-Programm ist ein Schlüsselindikator für den Erfolg der robotergestützten Prozessautomatisierung. Wenn es durch Robot-Lifecycle-Management und digitale Mitarbeiteranalysen unterstützt wird, wird das Risiko, dass Ihre Roboter außer Kontrolle geraten, verringert.
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