Wussten Sie, dass eine der Hauptbeschwerden von Nutzern von Enterprise Content Management (ECM)-Repositories darin besteht, dass sie keine Dokumente finden können, die von anderen Benutzern archiviert wurden? Wussten Sie, dass der Hauptgrund, warum diese Dokumente im Repository verloren gehen, die Verwendung ungültiger Daten beim Hochladen der Dokumente in das Repository ist?
Obwohl die überwiegende Mehrheit der Enterprise Content Management Repositories Endbenutzern die Möglichkeit bietet, einzelne Dokumente zu importieren, werden Dokumente oft mit nicht verifizierten oder ungültigen Informationen hochgeladen.
Darüber hinaus kann, falls Sie versuchen, den Dateneingabeprozess anzupassen, um Folgendes einzuschließen: Validierung anhand einer Datenbank zur Überprüfung der Genauigkeit der Informationen, automatische Felder, die auf zuvor verifizierten Daten basieren, Systeminformationen, Dropdown-Menüs zur Begrenzung der Optionen, die der Benutzer beim Hochladen von Dokumenten hat, oder jede andere Art von Integration, um die Datenintegrität innerhalb eines ECM-Repositorys zu gewährleisten, eine kostspielige Anpassung sein und separaten Support erfordern.
Yakidoo EasyDrop ermöglicht es Benutzern, Dokumente intuitiv per Drag & Drop in jedes CMIS-kompatible Repository zu ziehen, wodurch der Dateneingabeprozess gesteuert wird und sichergestellt wird, dass die Daten vor dem Absenden der Dokumente an das Repository überprüft und validiert werden, wodurch die Integrität der Informationen gewährleistet wird.
Mit Yakidoo EasyDrop können Benutzer Dokumente direkt in das Repository importieren oder einen Umschlag oder Barcode drucken, der es ermöglicht, ein physisches Dokument zu scannen, ohne dass eine zusätzliche Validierung in der Digitalisierungsanwendung erforderlich ist.
Einige der Merkmale von Yakidoo EasyDrop sind:
Eine Webanwendung.
– Direkte Integration mit mehr als 25 CMIS-kompatiblen Repositories wie: Alfresco, Apache Chemistry, Cincom ECM, Day Software, dotCMS, EMC Documentum, Fabasoft, HP Autonomy Interwoven Worksite, IBM Content Manager OnDemand, IBM Connections Files, IBM FileNet, IBM LotusLive Files, IBM QuickFile, IBM Lotus Quickr, LogicalDOC, Magnolia (CMS), Microsoft SharePoint Server, Nuxeo, O3Spaces, OpenCMS, OpenKM, OpenText, OpenWGA, Oracle Webcenter, PTC Windhill, SAP HANA Cloud Document Service, Surround SCM und Laserfiche.
– Authentifizierung gegen das Repository für Inhaltsverwaltung, unter Verwendung derselben Anmeldeinformationen des Administrators und Erlangung des Zugriffs nur auf die Objekte, für die der Benutzer autorisiert ist.
– Integration mit ODBC/JDBC-kompatiblen Datenbanken für Datenvalidierung / -abfragen.
– Fülle automatisch andere Felder basierend auf Suchanfragen in der Datenbank aus.
– Felder können gesperrt werden, so dass Benutzer die Werte sehen, aber sie nicht ändern können.
– Sie können ausgeblendete Felder für die Ansicht der Benutzer konfigurieren.
Überprüfen Sie das Format der vom Repository benötigten Daten.
– Unterstützt die Sprachen Englisch und Spanisch.
– Lade die Dokumente direkt in das Repository hoch.
– Drucken Sie Titelseiten oder Barcodes für die physischen Dokumente aus, die an eine Digitalisierungsabteilung übermittelt werden.
– Integriertes Visier, das über 250 Dateiformate unterstützt und es Benutzern ermöglicht, den Dokumentinhalt während des Validierungsprozesses anzuzeigen.
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