Fallstudie: ConAgra Foods

Beginnend mit der Übernahme von SAP als ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) entschied sich das Unternehmen für Kofax MarkView for AP wegen seiner Integration mit SAP und seiner nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei der Implementierung von Best Practices für End-to-End-Prozesse. Kofax' umfangreiche Erfahrung in der Finanzautomatisierung, seine starke Out-of-the-Box-Funktionalität und seine Validierung durch Drittexperten wie die Gartner Group und die Hackett Group waren ebenfalls Schlüsselfaktoren bei der Übernahme von Kofax MarkView for AP bei ConAgra Foods.

Ein schrittweiser, facettenreicher und mehrjähriger Ansatz, dessen Schlüsselelement die Einrichtung eines Shared Service Centers für Geschäftsprozesse in Omaha, Nebraska, für Buchhaltungstransaktionen war, einschließlich Kreditoren-, Buchhaltungs-, Zeit- und Spesen-, Inventar-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Debitorenbuchhaltung. Anfänglich bearbeitete ConAgra Foods 250.000 Rechnungen jährlich und erwartete, dass das Volumen auf über eine Million jährlich ansteigen würde.

Die Herausforderung

Am Anfang dieses mehrjährigen Prozesses waren die Abläufe von ConAgra Foods auf Ebene von Anlage oder Funktion verteilt und verwaltet, was mehrere Systeme und Prozesse für die Kreditorenbuchhaltung sowie verschiedene Sätze von Kontrollen, Prüfungsabläufen, Berichtsprozessen und Speichersystemen umfasste.

Die Rechnungen wurden auf Papier in jeder Niederlassung empfangen und mit den spezifischen Prozessen und Technologien der Niederlassung bearbeitet. Die Rechnungen wurden nach dem Scannen und Speichern mithilfe von P8 oder in gedruckter Form aufbewahrt. Es war schwierig, Geschäftskennzahlen für Analysezwecke über diese verteilten Systeme zu ermitteln, und es fehlte an Genauigkeit bei der Verfolgung der Anzahl der Rechnungen, der Kosten für jede einzelne, der Skonti für Vorauszahlungen und der Auswirkungen auf wichtige Lieferanten. Darüber hinaus gab es nicht genügend Transparenz im Rechnungsfreigabeprozess sowie eine begrenzte Effektivität der Beschaffung und komplizierte manuelle Kontrollen.

Die Lösung

ConAgra Foods hat mit Kofax zusammengearbeitet, um SupplierExpres mit MarkView-Workflows zu implementieren. “Kofax hat zwei benutzerdefinierte Workflows für unser Team erstellt. Einer für Nicht-SAP-Marketingrechnungen und einer für Freight-Pay-Rechnungen. Diese benutzerdefinierten Workflows haben uns geholfen, das Marketing und die Frachtkosten an unseren Standard-ERP-Prozess zu übergeben. Rechnungen, die über E-Mail, Fax oder Post eingehen, werden in das System gescannt und gelangen dann in unsere Standard-Workflow-Warteschlange“, erklärt Pam Russavage, Managerin für Kreditorenbuchhaltung und Dokumentenmanagement. “Einige werden zur Genehmigung verteilt, während andere anhand einer Bestellung angewendet werden. Es war ein enormer Vorteil für uns, die Rechnungsdetails im System zu haben. Dies hat unsere Verarbeitung wirklich verbessert.”.

Die Einführung von Kofax MarkView für AP vereinfachte den Rechnungsbearbeitungsprozess für ConAgra Foods deutlich, indem die Annahme von Rechnungen an mehreren Standorten entfiel und die sofortige Erfassung von per Fax, E-Mail und EDI (Electronic Data Interchange) empfangenen Rechnungen an einem zentralen Standort etabliert wurde. Rechnungen werden nun sofort in SAP erfasst und ein optimierter Workflow übernimmt die Ausnahmebehandlung sowie die Kodierung, Genehmigung und Bezahlung, was eine höhere Effizienz gewährleistet.

Die Ergebnisse

ConAgra Foods AP Gruppe ha die 40 Prozent der Anrufe von ihrem Anbieter gestrichen durch die Implementierung von Kofax SupplierExpress, was die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung verbesserte. Russavage erklärte: “Die meisten Lieferanten sind nach ein oder zwei Sitzungen im System zu Experten in der Nutzung des Tools geworden. Da SupplierExpress intuitiv und flexibel ist, können sie die Informationen, nach denen sie suchen, schnell erhalten. Wir haben 40 Prozent der Anrufe, die wir erhalten, eliminiert, einschließlich einer großen Anzahl von Wiederholungen. Das war das Ziel.

Da das Volumen der bearbeiteten Rechnungen gestiegen und die Supportanrufe zurückgegangen sind, konnte ConAgra Foods Personal abbauen und bis zu 25 Prozent seiner traditionellen Arbeitskosten einsparen in der Kreditorenbuchhaltung. ConAgra Foods hat auch einen großen Wert aus seiner Fähigkeit gezogen, Einblick in Rechnungen im gesamten Unternehmen zu gewinnen, vom Kreditorenbuchhaltungsteam bis zum Einkauf und zur Annahme von Geräten in verschiedenen Betrieben zur Beilegung von Diskrepanzen.

Bei der Messung der Kapitalrendite (Return on Investment) beobachtet ConAgra Foods die Senkung des gesamten Arbeitsablaufs, die Verringerung der Supportanrufe und die Anzahl der Rechnungen, die gemäß den Bedingungen bezahlt werden. “Ohne die umfassenden Fähigkeiten, die MarkView und SupplierExpress uns gegeben haben, wären wir nicht annähernd dort, wo wir sind”, sagte Russavage.

“Als wir diesen Prozess vor drei Jahren begannen, waren 55 Prozent der Rechnungen überfällig, als sie eingingen. Heute werden 93 Prozent der Rechnungen fristgerecht bezahlt. Das ist eine enorme Wendung.”.

Weiterführend ist ConAgra Foods der Ansicht, dass ihre Kofax-Lösungen auf zwei wesentliche Weisen helfen können: durch die Nutzung von SupplierExpress, um Lieferanten den elektronischen Erhalt aktueller Versandinformationen zu ermöglichen, und durch die Nutzung der in den Warteschlangen erfassten Informationen und der analytischen Werkzeuge von MarkView, um eine Ursachenanalyse durchzuführen.