Wenn Ihre Kreditorenbuchhaltung, wie viele andere, heute die große Herausforderung hat, die Betriebskosten zu senken und gleichzeitig versucht, die Rentabilität zu steigern und sich schnell an neue Technologien anzupassen.
Obwohl die Gründe für die Automatisierung von Tag zu Tag offensichtlicher werden und Sie bereits darauf vorbereitet sind, Ihre Kreditorenbuchhaltung zu verbessern, um diese Herausforderungen zu meistern, kann es schwierig sein zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Hier sind stichhaltige Gründe, warum Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung automatisieren sollten.
Wie erkennt man, ob es Zeit ist, neue Prozesse einzuführen? Diese Anzeichen werden Ihnen zeigen, warum Sie Ihre Abteilung für Kreditorenbuchhaltung jetzt automatisieren sollten:
Ihre Fehlerrate ist zu hoch
Manuelle Prozesse sind ein Problem nicht nur, weil sie länger dauern, sondern auch, weil sie fehleranfälliger sind. Menschen neigen dazu, Fehler zu machen, insbesondere bei der Ausführung repetitiver Aufgaben wie der Dateneingabe. Diese Fehler führen oft zu mehr verlorenen Rechnungen, mehr Diskrepanzen und mehr Ausnahmen, was alles zu einer erhöhten Ineffizienz führt.
Aber wenn sein Unternehmen manuelle Prozesse durch eine SaaS-basierte Lösung zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ersetzt, eliminiert es Fehler, reduziert Abweichungen und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen verloren gehen oder falsch bearbeitet werden, erheblich. Ein weiterer Vorteil: Alle Mitglieder der Organisation haben, unabhängig von ihrem Standort, Zugriff auf dieselben Daten und Informationen.
2. Sie zahlen mehr für die Ineffizienz
Ein weiteres großes Problem ist, dass manuelle Prozesse mehr sind langwierig und kostspielig. Sowohl das Personal als auch die Hardware sind teuer in der Wartung, wenn Menschen für die Bearbeitung von Rechnungen zuständig sind. Und wenn Ihr Unternehmen in mehreren Regionen oder Städten präsent ist, vervielfachen sich die Kosten und der Verarbeitungsaufwand entsprechend dem Standort.
Die Aufgaben und traditionellen Prozesse in einer Kreditorenbuchhaltung sind von den zahlreichen Nachteilen der übermäßigen manuellen Bearbeitung betroffen, die sich in diesen fünf Bereichen zusammenfassen lassen:
1. Datenintegritätsmangel
2. Steigende Kosten
3. Geringere Beweglichkeit
4. Verlängerung der Rechnungsbearbeitungszyklen
5. Abhängigkeit von IT-Spezialisten
Manuelle Prozesse und getrennte Lösungen in Ihrem Rechnungsverarbeitungsworkflow sind Hindernisse für die Effizienz.
Eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung spart viel Geld, da die Notwendigkeit, in Hardware oder Software zu investieren, reduziert wird. Da Rechnungen elektronisch verwaltet und dank einer SaaS-Lösung in der Cloud gespeichert werden, muss nicht für physische Speicherplatz bezahlt werden. Und durch die Automatisierung sinken die Kosten pro Rechnung.
3. Er kann mit dem Tempo der Veränderungen nicht mithalten
Geschäfte befinden sich in einem ständigen Wandel. Wenn Ihre Lieferanten ihre eigenen Prozesse aktualisieren, sind auch Sie gezwungen, sich anzupassen. Aber manuelle Prozesse passen sich nicht so schnell an neue Formate und Standards an.
Organisationen profitieren von SaaS-basierten Automatisierungslösungen, da diese ihnen die Fähigkeit verleiht, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
Ein weiterer wichtiger Vorteil: Sie sind immer über die neuesten Sicherheits- und Funktionsverbesserungen auf dem Laufenden. Und was noch wichtiger ist, es wird nicht zurückbleiben, wenn seine Konkurrenten und Lieferanten aufgerüstet haben.
Laut Gartner wird die Cloud bis 2025 zum dominanten Bereitstellungsmodell in allen Bereichen der Finanzmanagementanwendungen werden.
4. Sie verlieren die Lieferantenrabatte
Die Verlängerung von Gültigkeitsfristen für eine Rechnung birgt zahlreiche Risiken und Kosten. Die traditionelle und manuelle Rechnungsführung für Verbindlichkeiten erfordert in der Regel die Prüfung und Genehmigung durch mehrere Mitarbeiter. Manchmal gehen Rechnungen verloren oder werden übersehen. Diese Verzögerungen verlängern die Bearbeitungszyklen und erschweren es Ihrer Organisation, Lieferantenrabatte zu nutzen.
Aber die Workflow-Automatisierung beschleunigt den Prozess, verkürzt die Zahlungszeit und erhöht die Transparenz und Verantwortlichkeit. Folglich werden Sie weniger Strafen zahlen und mehr Lieferantenrabatte genießen.
5. Ihr IT-Team hat keine Zeit, sich darum zu kümmern
Eine lokale Ausgangsrechnungs-Lösung erfordert regelmäßige Wartung und ein qualifiziertes IT-Team, das in der Lage ist, Probleme zu beheben. Aber wenn Ihr IT-Team bereits überlastet ist, kann die Rechnungsverarbeitung stunden- oder tagelang ins Stocken geraten, bis es Ihnen helfen kann.
Dennoch wird eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung wesentlich weniger vom IT-Department abhängig sein. Das Self-Service-Interface erfordert keine Implementierung und Wartung durch IT-Spezialisten, und die Software wird automatisch auf jedem Gerät aktualisiert, sodass Sie immer Zugriff auf die neueste Version haben.
Erkennen Sie eine oder mehrere dieser Warnsignale in Ihrer Kreditorenbuchhaltung? Wenn ja, ist es Zeit zu automatisieren.
Wenn Sie unter dem Druck stehen, die Verarbeitung Ihrer Kreditorenbuchhaltung zu verbessern, ist es an der Zeit, eine dauerhafte, SaaS-basierte Automatisierungslösung in Betracht zu ziehen, die problemlos skaliert werden kann.
Jetzt ist es an der Zeit, die Automatisierung in Ihrer Kreditorenbuchhaltung einzusetzen. Vereinbaren Sie einen Termin, und wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihr Unternehmen in ein neues digitales Zeitalter zu führen.
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