W\u00e4hrend meiner \u00fcber 20-j\u00e4hrigen Karriere im Bereich Enterprise Content Management hatte ich die Gelegenheit, Organisationen jeder Gr\u00f6\u00dfe bei der Analyse, dem Design, der Implementierung, der Schulung und der Unterst\u00fctzung ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Initiativen zu unterst\u00fctzen, damit Organisationen die Art und Weise, wie Menschen mit der riesigen Menge an Informationen interagieren, die sie senden und empfangen, ver\u00e4ndern und verbessern k\u00f6nnen.
\nGleichzeitig hatte ich die Gelegenheit zu erleben, wie sich mangelnde Kenntnisse \u00fcber ECM-Praktiken auf andere Organisationen auswirken, da sie entweder keine ECM-Strategie haben oder diejenige, die sie haben, sich f\u00fcr die Menschen in der Organisation zu einer Alberei entwickelt hat.<\/p>\n
Nicht zu wissen oder die Strategien, Methoden und Werkzeuge f\u00fcr die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten, die mit den Gesch\u00e4ftsprozessen Ihrer Organisation zusammenh\u00e4ngen, zu verstehen, kann Ihre Gesch\u00e4ftskontinuit\u00e4t gef\u00e4hrden und wird dies auch tun.
\nUm die Sache noch schlimmer zu machen, habe ich einige Leute sagen h\u00f6ren: \u201cEin schlechter Plan ist besser als gar kein Plan.\u201d Nun, ich habe wieder einmal Kunden gesehen, die einen \u201cEnterprise Content Management\u201d-Plan implementiert haben, der am Ende mehr kostet als gar keinen Plan zu haben.<\/p>\n
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Ein Beispiel hierf\u00fcr ist die Citibank, die aufgrund von Verst\u00f6\u00dfen und M\u00e4ngeln in ihren Compliance-Programmen mit einer Geldstrafe von 70 Millionen Dollar belegt wurde $.
\nIch habe gesehen, wie Benutzer zu alten Methoden mit Papier zur\u00fcckkehren, weil die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und der Abruf ihrer Inhalte aufgrund schlecht implementierter Technologien sehr schwierig ist.
\nWir m\u00fcssen verstehen, dass ECM keine \u201cTechnologie\u201d ist, noch eine Initiative, die von einer IT-Abteilung oder einem technischen Beratungsunternehmen geleitet werden sollte.
\n\u201cECM\u201d besteht, gem\u00e4\u00df der allgemein anerkannten Definition der AIIM, aus: \u201cden Strategien, Methoden und Werkzeugen, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Erhaltung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten im Zusammenhang mit den Prozessen innerhalb der Organisation eingesetzt werden. ECM-Werkzeuge und -Strategien erm\u00f6glichen die Handhabung unstrukturierter Informationen in einer Organisation, wo auch immer diese sich befinden.\u201d.<\/p>\n
\nWie die Association for Information and Image Management (AIIM) erkl\u00e4rt: Es reicht nicht aus, den Inhalt zu \u201cverwalten\u201d. Es ist entscheidend, dass Sie auf die richtige Version eines Dokuments oder einer Aufzeichnung zugreifen k\u00f6nnen. Inhalte m\u00fcssen so verwaltet werden, dass sie zur Erreichung von Gesch\u00e4ftszielen genutzt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
\nECM ist die systematische Sammlung und Organisation von Informationen, die von einer bestimmten Zielgruppe \u2013 Gesch\u00e4ftsleuten, Mitarbeitern, Kunden\/Konsumenten usw. \u2013 genutzt werden sollen. Es ist nicht nur eine Technologie, eine Methodik oder ein Prozess; es ist eine dynamische Kombination von Strategien, Methoden und Werkzeugen, die zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Aufbewahren und Bereitstellen von Informationen eingesetzt wird, welche die wichtigsten Prozesse der Organisation w\u00e4hrend ihres gesamten Lebenszyklus unterst\u00fctzen.<\/p>\n
\u2022 Erfassen beschr\u00e4nkt sich auf die Eingabe von Inhalten in das System.
\n\u2022 Verwaltung ist der n\u00e4chste Schritt, damit der Inhalt von den Personen gefunden und genutzt werden kann, f\u00fcr die er bestimmt ist.
\n\u2022 Speichern bedeutet, einen geeigneten Ort f\u00fcr Inhalte innerhalb Ihrer Infrastruktur zu finden, sei es ein formelles Content-Management-System oder eine andere L\u00f6sung zur Informationsverwaltung.
\n\u2022 Konservieren bezieht sich auf seine langfristige Pflege - Archivieren, wenn Sie es so nennen m\u00f6chten - die Praxis, es so zu sch\u00fctzen, dass es genutzt werden kann, unabh\u00e4ngig davon, wie lange die Organisation es in Zukunft verf\u00fcgbar halten muss.
\n\u2022 Und schlie\u00dflich geht es bei der Bereitstellung genau darum, die Informationen den richtigen Personen zur Verf\u00fcgung zu stellen, wenn sie sie ben\u00f6tigen.<\/p>\n
\nKann sehen, wie der Mangel an Wissen \u00fcber diese Prinzipien die F\u00e4higkeit Ihrer Organisation beeinflussen k\u00f6nnte, alle Informationen zu handhaben und zu kontrollieren, die in ihrem t\u00e4glichen Betrieb gesendet oder empfangen werden?
\nVerstehen Sie, wie viel der Mangel an einem Plan oder eine schlecht umgesetzte Strategie Ihr Unternehmen kosten wird?<\/p>\n
Nehmen Sie an einem unserer geplanten Kurse teil: <\/b>
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