Während meiner über 20-jährigen Karriere im Bereich Enterprise Content Management hatte ich die Gelegenheit, Organisationen jeder Größe bei der Analyse, dem Design, der Implementierung, der Schulung und der Unterstützung ihrer Enterprise Content Management (ECM)-Initiativen zu unterstützen, damit Organisationen die Art und Weise, wie Menschen mit der riesigen Menge an Informationen interagieren, die sie senden und empfangen, verändern und verbessern können.
Gleichzeitig hatte ich die Gelegenheit zu erleben, wie sich mangelnde Kenntnisse über ECM-Praktiken auf andere Organisationen auswirken, da sie entweder keine ECM-Strategie haben oder diejenige, die sie haben, sich für die Menschen in der Organisation zu einer Alberei entwickelt hat.
Haben Sie den Spruch gehört: “Augen, die nicht sehen, Herz, das nicht fühlt”? Nun, das ist einer dieser Fälle, in denen das nicht stimmt.
Nicht zu wissen oder die Strategien, Methoden und Werkzeuge für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten, die mit den Geschäftsprozessen Ihrer Organisation zusammenhängen, zu verstehen, kann Ihre Geschäftskontinuität gefährden und wird dies auch tun.
Um die Sache noch schlimmer zu machen, habe ich einige Leute sagen hören: “Ein schlechter Plan ist besser als gar kein Plan.” Nun, ich habe wieder einmal Kunden gesehen, die einen “Enterprise Content Management”-Plan implementiert haben, der am Ende mehr kostet als gar keinen Plan zu haben.
Ein Beispiel hierfür ist die Citibank, die aufgrund von Verstößen und Mängeln in ihren Compliance-Programmen mit einer Geldstrafe von 70 Millionen Dollar belegt wurde $.
Ich habe gesehen, wie Benutzer zu alten Methoden mit Papier zurückkehren, weil die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und der Abruf ihrer Inhalte aufgrund schlecht implementierter Technologien sehr schwierig ist.
Wir müssen verstehen, dass ECM keine “Technologie” ist, noch eine Initiative, die von einer IT-Abteilung oder einem technischen Beratungsunternehmen geleitet werden sollte.
“ECM” besteht, gemäß der allgemein anerkannten Definition der AIIM, aus: “den Strategien, Methoden und Werkzeugen, die zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Erhaltung und Bereitstellung von Inhalten und Dokumenten im Zusammenhang mit den Prozessen innerhalb der Organisation eingesetzt werden. ECM-Werkzeuge und -Strategien ermöglichen die Handhabung unstrukturierter Informationen in einer Organisation, wo auch immer diese sich befinden.”.
Wie die Association for Information and Image Management (AIIM) erklärt: Es reicht nicht aus, den Inhalt zu “verwalten”. Es ist entscheidend, dass Sie auf die richtige Version eines Dokuments oder einer Aufzeichnung zugreifen können. Inhalte müssen so verwaltet werden, dass sie zur Erreichung von Geschäftszielen genutzt werden können.
ECM ist die systematische Sammlung und Organisation von Informationen, die von einer bestimmten Zielgruppe – Geschäftsleuten, Mitarbeitern, Kunden/Konsumenten usw. – genutzt werden sollen. Es ist nicht nur eine Technologie, eine Methodik oder ein Prozess; es ist eine dynamische Kombination von Strategien, Methoden und Werkzeugen, die zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Aufbewahren und Bereitstellen von Informationen eingesetzt wird, welche die wichtigsten Prozesse der Organisation während ihres gesamten Lebenszyklus unterstützen.
• Erfassen beschränkt sich auf die Eingabe von Inhalten in das System.
• Verwaltung ist der nächste Schritt, damit der Inhalt von den Personen gefunden und genutzt werden kann, für die er bestimmt ist.
• Speichern bedeutet, einen geeigneten Ort für Inhalte innerhalb Ihrer Infrastruktur zu finden, sei es ein formelles Content-Management-System oder eine andere Lösung zur Informationsverwaltung.
• Konservieren bezieht sich auf seine langfristige Pflege - Archivieren, wenn Sie es so nennen möchten - die Praxis, es so zu schützen, dass es genutzt werden kann, unabhängig davon, wie lange die Organisation es in Zukunft verfügbar halten muss.
• Und schließlich geht es bei der Bereitstellung genau darum, die Informationen den richtigen Personen zur Verfügung zu stellen, wenn sie sie benötigen.
Kann sehen, wie der Mangel an Wissen über diese Prinzipien die Fähigkeit Ihrer Organisation beeinflussen könnte, alle Informationen zu handhaben und zu kontrollieren, die in ihrem täglichen Betrieb gesendet oder empfangen werden?
Verstehen Sie, wie viel der Mangel an einem Plan oder eine schlecht umgesetzte Strategie Ihr Unternehmen kosten wird?
Glücklicherweise können wir Ihnen helfen, diese Prinzipien mit den Schulungsressourcen der AIIM zu erlernen, die in spanischer Sprache verfügbar sind.
Nehmen Sie an einem unserer geplanten Kurse teil:
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