Durante mis m\u00e1s de 20 a\u00f1os de carrera en el \u00e1mbito de la gesti\u00f3n de contenidos empresariales, he tenido la oportunidad de ayudar a organizaciones de todos los tama\u00f1os en el an\u00e1lisis, dise\u00f1o, la implementaci\u00f3n, capacitaci\u00f3n y el soporte a sus iniciativas de gesti\u00f3n de contenidos empresariales (ECM) a fin de que las organizaciones cambien y mejoren el modo en que las personas interact\u00faan con la inmensa cantidad de informaci\u00f3n que env\u00edan y reciben.
\nAl mismo tiempo, he tenido la oportunidad de experimentar c\u00f3mo la falta de conocimiento de las pr\u00e1cticas de ECM afecta a otras organizaciones ya que, o bien no cuentan con una estrategia de ECM, o la que tienen se ha convertido en una pesadilla para las personas en la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
No saber o entender las estrategias, los m\u00e9todos y las herramientas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar el contenido y los documentos relacionados con el proceso de negocio de su organizaci\u00f3n puede y pondr\u00e1 en peligro la continuidad de su negocio.
\nPor si fuera poco, he escuchado a algunas personas decir que “tener un mal plan es mejor que no tener nada”. Bueno una vez m\u00e1s, he visto clientes que han implementado un plan de “gesti\u00f3n de contenidos empresariales” que termina costando m\u00e1s que no tener un plan en lo absoluto.<\/p>\n
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Tal es el caso de Citibank, el cual fue multado por $70 millones de d\u00f3lares por violaciones y deficiencias en sus programas de cumplimiento.
\nHe visto c\u00f3mo los usuarios regresan a los viejos m\u00e9todos con papel porque capturar, gestionar, almacenar y recuperar su contenido es muy dif\u00edcil debido a tecnolog\u00edas mal implementadas.
\nDebemos comprender que ECM no es una “tecnolog\u00eda”, ni tampoco una iniciativa que deba ser dirigida y liderada por un departamento de TI o una empresa de consultor\u00eda t\u00e9cnica.
\n“ECM”, seg\u00fan la definici\u00f3n ampliamente aceptada de AIIM, consiste en: “las estrategias, los m\u00e9todos y las herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar el contenido y los documentos relacionados con los procesos dentro de la organizaci\u00f3n. Las herramientas y estrategias de ECM permiten el manejo de la informaci\u00f3n no estructurada en una organizaci\u00f3n, dondequiera que la misma se encuentre”.<\/p>\n
\nTal como explica la Asociaci\u00f3n para la gesti\u00f3n de im\u00e1genes e informaci\u00f3n (AIIM): No es suficiente “manejar” el contenido. Es fundamental tener la capacidad para acceder a la versi\u00f3n correcta de un documento o registro. El contenido debe gestionarse de tal manera que pueda ser utilizado para lograr los objetivos empresariales.<\/p>\n
\nECM es la recopilaci\u00f3n y organizaci\u00f3n sistem\u00e1tica de la informaci\u00f3n que va a ser utilizada por un p\u00fablico designado – ejecutivos de negocios, miembros del personal, clientes\/consumidores, etc. No se trata de una simple tecnolog\u00eda, una metodolog\u00eda o un proceso; es una combinaci\u00f3n din\u00e1mica de estrategias, m\u00e9todos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar informaci\u00f3n que apoya los procesos clave de la organizaci\u00f3n a trav\u00e9s de todo su ciclo de vida.<\/p>\n
\u2022 Capturar se resume en introducir el contenido en el sistema.
\n\u2022 Gestionar es el siguiente paso por tomar, para que el contenido pueda ser encontrado y utilizado por las personas a las cuales est\u00e1 dirigido.
\n\u2022 Almacenar quiere decir encontrar un hogar adecuado para el contenido dentro de su infraestructura, ya sea un sistema de gesti\u00f3n de contenido formal u otra soluci\u00f3n para el manejo de informaci\u00f3n.
\n\u2022 Conservar se refiere a su cuidado a largo plazo \u2013 archivar, si as\u00ed desea llamarlo- la pr\u00e1ctica de protegerlo de manera que pueda ser utilizado, sin importar cu\u00e1nto tiempo a futuro la organizaci\u00f3n necesite que est\u00e9 disponible.
\n\u2022 Y, por \u00faltimo, Entregar se trata precisamente de colocar la informaci\u00f3n en las manos de las personas correctas cuando las mismas necesiten que se encuentre all\u00ed.<\/p>\n
\n\u00bfPuede ver c\u00f3mo la falta de conocimiento sobre estos principios podr\u00eda afectar la capacidad de su organizaci\u00f3n para manejar y controlar toda la informaci\u00f3n enviada o recibida en sus operaciones diarias?
\n\u00bfComprende cu\u00e1nto costar\u00e1 la falta de un plan o una estrategia mal implementada a su organizaci\u00f3n?<\/p>\n
\u00danase a alguna de nuestras clases programadas: <\/b>
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