ERFOLGSFALL | Projekt: SUONO aus Argentinien im Bereich Forderungen
Wie SUONO die Automatisierung seiner Großhandelskunden-Zahlungsbelege erreichte
Entdecken wie SUONO einen manuellen Prozess von bis zu 3.000 Belegen monatlich in einen digitalen, schnellen und skalierbaren Betrieb verwandelte, dank der OCR-Technologie von Klippa DocHorizon und der schlüsselfertigen Implementierung von YAKIDOO
Sektor Großhandel Import und Export
Mannschaft 25+ Verkäufer
Kunden 1200+
Über SUONO
SUONO ist ein argentinisches Unternehmen Führender Anbieter von Produkten für kleine Haushaltsgeräte, Audio und Video sowie weitere Kategorien, mit starkem Fokus auf den Großhandelssektor und nationaler sowie internationaler Präsenz. Bedient monatlich über 1200 Großhandelskunden und bietet hochwertige Soundprodukte, umfassende Logistiklösungen und einen kundenorientierten Ansatz.
Mit einer Vision von Effizienz und exzellentem Service hat sich SUONO der kontinuierlichen Verbesserung seiner internen Prozesse verschrieben. In eigenen Worten, “Wir bieten unseren Kunden, Arbeitsteams und denen, die direkt oder indirekt mit dem Unternehmen verbunden sind, außergewöhnliche Erlebnisse.”
Skalierung von Forderungen mit manuellen Prozessen: Wie weit kann das Team kommen?
SUONO verwaltet eine aktive Basis von über 1200 Großhandelskunden. Jeden Monat senden diese Kunden bis zu 2.000 und 3.000 Zahlungsbelege, die für die Debitorenbuchhaltung erforderlich sind.
Vor der Einführung des Projekts erfolgten die Validierung und Bearbeitung dieser Dokumente vollständig manuell, was zu einem hohen Arbeitsaufwand, häufigen Fehlern und Schwierigkeiten bei der schnellen und präzisen Konsolidierung der Buchhaltungsdaten führte.
Hauptprobleme identifiziert:
Langsame und manuelle Prozesse zum Überprüfen, Umbenennen und Klassifizieren der Belege.
Hohe Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.
Risiko der Duplizität ohne automatische Kontrollmechanismen zur Erkennung.
Operative Ineffizienz mit mehr als 250 bis 500 Stunden monatlich, die nur diesem Prozess gewidmet sind.
Mangel an Skalierbarkeit, um mit dem Geschäftswachstum Schritt zu halten.
Automatisierung des Zahlungsvorgangsmanagements für Zahlungsbelege
Mit der Expertise von YAKIDOO wurde implementiert Klippa DocHorizon personalisiert für SUONO, als intelligente Cloud-OCR-Lösung, zur Automatisierung des Zahlbeleg-Verarbeitungsworkflows.
Schlüsselelemente der Lösung:
Automatische Erfassung von Schlüsseldaten aus Belegen (Kunde, Betrag, Datum, Referenz).
Generierung von strukturierten Dateien (JSON, Excel) und automatisch umbenannte Belege.
Automatische Klassifizierung nach Kunde und organisierte Lieferung in digitalen Ordnern.
Konfiguration des Workflows mit nachfolgender menschlicher Intervention nur bei Bedarf, um das von SUONO auferlegte Prüfkriterium zu erfüllen.
Entwurf von Logik zur Erkennung von Duplikaten und zur Validierung von Konsistenz.
Diese Implementierung reagiert auf einen spezifischen Anwendungsfall, lässt jedoch die Möglichkeit der Erweiterung für die Integration mit dem von SUONO verwendeten ERP-System offen.
“Dank der gemeinsamen Arbeit mit Yakidoo und der Technologie von Klippa konnte unser Team beeindruckend viel operative Zeit freisetzen. Wir gingen von repetitiven Aufgaben zu einer echten Kontrolle unserer Forderungen über.”
Alexis Sirio
Leiter der Verwaltung und Finanzen SUONO
Die Vorteile der Automatisierung dieses Dokumentenmanagementprozesses
Vor der Automatisierung musste das Team von mehr als 25 Verkäufern manuell Zahlungsbelege von mehr als 1200 Großhandelskunden sammeln, umbenennen und versenden, was zu einer hohen administrativen Belastung, Verzögerungen und einer ständigen Anfälligkeit für Fehler in den Berichten führte.
Heute kann dank der von YAKIDOO mit Klippa DocHorizon implementierten Lösung jeder Verkäufer mehrere Belege in einem einzigen Schritt über ein zentrales Formular hochladen. Dieser automatisierte Workflow verarbeitet die Dokumente sofort und liefert SUONO die validierten und strukturierten Dateien – bereit zur Nutzung durch die Kreditorenbuchhaltung – ohne zusätzlichen Eingriff.
Diese digitale Umwandlung hat unmittelbare und nachhaltige Vorteile geschaffen:
Reduzierung des 80% bei manuellen Aufgaben der Belegbearbeitung
Die Automatisierung des Arbeitsablaufs ermöglichte es dem SUONO-Vertriebs- und Verwaltungsteam, gemeinsam Hunderte von Stunden pro Monat einzusparen, indem repetitive und manuelle Tätigkeiten wie das Sortieren, Umbenennen und Validieren von Zahlungsbelegen eliminiert wurden.
Höhere Genauigkeit als beim 99% bei der Datenerfassung
Dank der fortschrittlichen OCR-Technologie von Klippa DocHorizon reduzierte SUONO menschliche Fehler im Zahlungsbelegmanagement drastisch und sorgte so für zuverlässigere und prüffähigere Buchhaltungsberichte.
Zentralisierte Sichtbarkeit und unmittelbare Rückverfolgbarkeit
Mit der automatischen Organisation der Zahlungsnachweise in ihren jeweiligen elektronischen Ordnern erzielte SUONO eine klare und zugängliche Struktur, verbesserte den Informationszugang und vereinfachte interne Audits.
Skalierbarkeit ohne Erhöhung der Betriebskosten
Die implementierte Lösung ermöglicht es, das prognostizierte Wachstum bei Großhandelskunden aufzunehmen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen, wobei die Effizienz erhalten bleibt und sie sich an neue Anforderungen anpasst.
Schlüsselfertige Unterstützung und Ausführung durch YAKIDOO
Vom Entwurf bis zur Inbetriebnahme wurde das Projekt von YAKIDOO geleitet und ausgeführt, was eine reibungslose Implementierung und kontinuierliche technische Unterstützung während der Projektphasen sicherstellte.
“Die Erfahrung von SUONO ist ein klares Beispiel dafür, wie dokumentenintensive Prozesse mit intelligenter Automatisierung radikal verändert werden können. Was früher ein Engpass für das Forderungsmanagementteam war, ist jetzt ein agiler, zuverlässiger und skalierbarer Workflow.”
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