Custodiar no es guardar cajas. Es gestionar el ciclo de vida de tu información.
Diseñamos, implementamos y operamos tu custodia documental aplicando los ciclos de vida, la trazabilidad y la disposición que exigen las normas internacionales — con el respaldo de TotalRecall y un equipo certificado en CIP.
Agenda el diagnóstico de tu archivoCrear
Captura y registro de origen
Usar
Acceso con control y trazabilidad
Archivar
Retención según norma
Disponer
Destrucción certificada
Dos caminos distintos, el mismo riesgo.
Dependes de un tercero
Pagas tarifas que suben cada año y no siempre puedes predecir —consultas, transporte, recuperación de cajas— y tienes poco control sobre el acceso a tu propia información.
Lo llevas internamente, pero…
Cajas sin inventario confiable, control en hojas de Excel, sin Tabla de Retención, sin trazabilidad ni control de entrada y salida, sin auditoría de accesos, y sin política de destrucción definida.
Ambas te exponen a lo mismo: riesgo de cumplimiento y costos que no controlas.
Las mejores prácticas de la industria, aplicadas.
No se mide por cuántas cajas guardas, sino por qué tan bien gestionas el ciclo de vida de cada documento — según los estándares internacionales.
Tabla de Retención Documental
Cuánto se conserva cada documento y cuándo se dispone. Un programa que no se cumple es peor que no tener ninguno.
Ciclo de vida completo
De la creación al uso, al archivo y a la disposición — gobernado, no improvisado.
ISO 15489Cadena de custodia y control E/S
Saber siempre dónde está cada caja o expediente, quién lo tiene y cuándo, con auditoría de accesos.
Klassifizierung und Metadaten
Recuperar un expediente en minutos, no en días.
ISO 23081Disposición certificada
Eliminar lo vencido reduce costo y riesgo; con certificado para datos personales (en Panamá, Ley 81).
Preservación electrónica y ROT
Preservar lo electrónico con validez, y dejar de pagar por lo redundante, obsoleto y trivial.
ISO 14641¿No sabes qué brecha atacar primero?
Revisamos retención, trazabilidad, acceso y costos para definir una ruta clara antes de mover una sola caja.
Un modelo de entrega para cada organización.
Reubicar y operar
Te sacamos de la dependencia del tercero, montamos tu operación interna y la operamos por ti — con inventario, retención, trazabilidad y disposición bajo norma.
Profesionalizar lo interno
Pasamos tu operación de Excel a las mejores prácticas: inventario, retención, trazabilidad y disposición.
Operar con aliados
En el Caribe y LATAM, a través de nuestra red de socios de negocio.
Operiert am TotalRecall (DHS Worldwide) para inventario, cadena de custodia y logística física de documentos.
Trayectoria y norma, no improvisación.
Certificados en lo que hacemos
Official AIIM Training Partner: aplicamos las prácticas CIP que estamos certificados para enseñar.
Cumplimiento por jurisdicción
Aplicamos los estándares internacionales y los adaptamos a la normativa de tu país.
Motor de custodia física
TotalRecall (DHS Worldwide) para inventario, trazabilidad y logística.
Empieza por saber dónde pierdes control y dinero.
Un diagnóstico de tu archivo te muestra tus brechas de retención, trazabilidad y costo — sin compromiso.
Agenda el diagnóstico de tu archivo
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